Redigere un comunicato stampa ben fatto è senza dubbio un’arte, fatta di stile di scrittura, grammatica e ortografia impeccabili, attenzione al tono di voce del cliente, capacità di comprendere il contesto, taglio notiziabile e molto altro…
Ma non è solo una questione di “bello stilo”, come direbbe Dante: ci sono una serie di linee guida fondamentali che vanno oltre la mera redazione e riguardano la selezione degli interlocutori, la personalizzazione e la costruzione di relazioni vere con i giornalisti.
Quali sono, quindi, i 5 errori da evitare in un comunicato stampa?
Sintetizziamo qui un piccolo prontuario degli scivoloni in cui non incappare, se si vuole valorizzare la notizia e scongiurare le ire delle stampa, ossia:
- Bisogna scrivere bene
- Aggiornare e scegliere la mailing list corretta
- Scegliere giorni e orari giusti per la diffusione
- Non esagerare con i solleciti alle redazioni
- Educazione e cortesia sono la base delle PR
Errore 1: la forma è anche sostanza, scrivere bene è il minimo
Poco fa abbiamo scritto che scrivere bene non è l’unico aspetto a cui prestare attenzione… ma è sicuramente il primo! Tra i 5 errori da evitare in un comunicato stampa ci sono sicuramente quelli ortografici e grammaticali: non importa che tu sia alle prime armi, la correttezza formale e un buon grado di fluidità del testo sono davvero il minimo sindacale nel presentarsi alle testate giornalistiche.
Inviare un testo infarcito di strafalcioni ma anche di piccoli refusi può essere visto come un segno di inattendibilità della fonte della news o, peggio, di poca cura della relazione con il giornalista.
Anche un file rinominato male è indice di scarsa cura del dettaglio, così come l’invio di file in formato PDF – i giornalisti prediligono i doc Word o Txt – e di allegati pesantissimi, come le carrellate di immagini tra cui scegliere: meglio fare una piccola selezione a monte e inviare 1 o al massimo 2 foto abbinate alla notizia.
Errore 2: utilizzare una mailing list vecchia o rivolgersi a interlocutori non in linea con la notizia
Usare sempre la stessa mailing list per anni non è mai una buona idea e te ne accorgerai appena la diffusione è completata: se il numero dei “server error” con notifiche di e-mail errata o inesistente superano gli invii correttamente eseguiti beh… allora quella lista è da aggiornare. Basta fare un po’ di ricerca online o telefonare direttamente in redazione per chiedere il riferimento più corretto per un determinato tema, se il tuo precedente riferimento ha cambiato lavoro o testata.
Ma, ancor più grave, è non conoscere abbastanza bene la propria mailing list. Contatti generici e info@ sono estremamente poco efficaci, questo è risaputo. Così com’è a dir poco deleterio l’invio di notizie su un certo argomento o settore a capi-servizio o redattori di ambiti diversi: se mandi l’annuncio di un grande evento culturale al caporedattore Economia di una testata nazionale, non puoi aspettarti un ritorno! Se sei molto fortunato, la persona in questione sarà così gentile da dirottarti su un collega più in focus ma, molto più probabilmente, verrai ignorato e cestinato, com’è giusto che sia.
Non basta dividere la lista in testate nazionali e locali, devi comprendere le sottosezioni e a chi fanno capo le singole tematiche per poter aumentare l’efficacia della tua diffusione.
Errore 3: diffondere al momento sbagliato o nel modo sbagliato
Parte del know-how di un addetto alle PR e Digital PR è una conoscenza così approfondita delle testate da sapere quando preferiscono ricevere del nuovo materiale.
Un esempio? Molte redazioni il lunedì mattina sono impegnate nella riunione di pianificazione settimanale delle attività: questo significa che i giornalisti non sono in postazione e che, al rientro davanti al PC, avranno una lunga coda di e-mail da leggere. Ergo, mandare loro una news importante proprio il lunedì mattina probabilmente è un buon modo per finire cestinati, archiviati per sbaglio o persi nel marasma di inbox…
Allo stesso modo, sapere quando cadono nel corso del mese le chiusure delle edizioni cartacee di riviste e speciali è essenziale per poter inviare il materiale per tempo, sperando di essere inclusi.
Anche comunicare nel modo e con il tono sbagliato è un errore: se hai un rapporto diretto con un giornalista, mandargli una mail personale e con un minimo di “small talk” iniziale è il minimo, non puoi pensare di includere un nominativo che conosci bene in un invio massivo in CCN… Allo stesso modo, non puoi essere troppo amichevole con un Direttore di testata con cui hai poca confidenza, rischi di farlo irrigidire.
Errore 4: piano con i recall!
Richiamare le redazioni dopo un paio di giorni dal lancio è sicuramente utile: serve a contattare direttamente le testate che – seppur perfettamente in linea con il tema – non hanno ripreso la notizia, così da capire il perché e ottenere utili feedback. Ad esempio, potresti capire che la notizia era in focus ma il taglio sbagliato perché troppo promozionale, e poter correggere il tiro riformulando la comunicazione.
Cosa succede, però, se si esagera con l’attività di recall? Possiamo sicuramente annoverare l’eccesso di solleciti tra i 5 errori da evitare nell’attività di diffusione di un comunicato stampa. Si diventa invasivi e insistenti, mettendo in difficoltà il giornalista e rischiando una sua reazione contraria, di chiusura, che potrebbe inficiare anche le successive comunicazioni.
Errore 5: la buona educazione è la base
Sei riuscito a scrivere un buon comunicato stampa, sintetico e ben argomentato, interessante, e a diffonderlo alle giuste redazioni, con il giusto tono e nel momento più opportuno: hai evitato 4 dei 5 errori fatali e hai ottenuto le tanto desiderate pubblicazioni.
Ora non ti resta che aggiornare la rassegna stampa, mandarla al cliente e attendere le lodi, fino al prossimo comunicato, giusto? Sbagliato!
Non dimenticare mai, soprattutto con i giornalisti che conosci personalmente e da tempo, ma anche con i nuovi contatti, un passaggio fondamentale e imprescindibile: ringrazia.
Ringrazia sempre chi ha pubblicato il tuo materiale, perché non era obbligato a farlo e perché è buona educazione. Ma anche, in prospettiva, perché serve a costruire una relazione positiva, basata sulla collaborazione e sulla stima, sul rispetto del lavoro e del tempo dell’altro: in questo modo, alla successiva notizia da veicolare, avrai più possibilità di essere ripreso e, in generale, creerà un’atmosfera di lavoro più distesa ed efficace.
Come hai potuto notare, l’invio di comunicati stampa può risultare molto complicato, per questo è consigliabile rivolgersi ai professionisti del settore. Vuoi un supporto esterno per la diffusione dei tuoi comunicati stampa? Usa Lancialo!
